- Presentazione del Progetto
Il cliente si è rivolto a MDL con l’obiettivo di ottimizzare la gestione del flusso dei dati dell’ufficio personale, un passaggio fondamentale per la generazione delle buste paga. L’area maggiormente impattata era l’ufficio del personale, dove i dipendenti erano impegnati mensilmente nella raccolta ed elaborazione delle timbrature, nonché nel calcolo manuale degli incentivi e dei benefit.
Questa attività, svolta una volta al mese, richiedeva varie ore di lavoro e presentava un elevato margine di errore. La complessità era ulteriormente aggravata dalla gestione decentralizzata di oltre 70 impianti, ognuno con proprie regole specifiche per il calcolo degli incentivi. Inoltre, il file elaborato dall’ufficio personale non era compatibile con il software del fornitore delle buste paga, rendendo necessaria una nuova fase di inserimento manuale dei dati, aumentando ulteriormente il rischio di errore.
- Obiettivi e Richieste del Cliente
Il cliente aveva tre obiettivi principali:
- Velocizzare le attività, riducendo il tempo impiegato per la gestione dei dati.
- Ridurre le attività non a valore, limitando il lavoro manuale nel trasferimento e nell’elaborazione dei dati.
- Eliminare gli errori, eliminando le problematiche derivanti dalla trascrizione e dal passaggio di dati tra file Excel.
- Interventi Attuati da MDL
Per rispondere alle esigenze del cliente, MDL ha implementato le seguenti fasi operative:
Fase 1: Analisi Iniziale
- Riunione con il cliente e il fornitore delle buste paga per raccogliere informazioni di alto livello sulle problematiche esistenti.
- Interviste con ciascun operatore coinvolto nel recupero dati per identificare criticità specifiche e necessità operative.
Fase 2: Sviluppo della Soluzione
- Studio del vecchio strumento utilizzato e implementazione di VBA (Visual Basic for Applications) su Excel per automatizzare le operazioni manuali senza modificare drasticamente il flusso di lavoro.
- Creazione di un primo set di file ottimizzati e test iniziale su un numero limitato di impianti.
- Primo mese di test per verificare il funzionamento della soluzione e raccogliere feedback.
Fase 3: Implementazione e Ottimizzazione
- Estensione della soluzione a tutti gli impianti con osservazione e aggiustamenti progressivi.
- Integrazione di ulteriori regole e specifiche per gestire le eccezioni e adattarsi alle differenti esigenze aziendali.
- Personalizzazione dello strumento in base ai risultati emersi nei mesi successivi.
- Risultati Raggiunti
L’adozione della soluzione sviluppata da MDL ha portato i seguenti benefici:
- Riduzione del 75% del tempo impiegato per la gestione delle timbrature e il calcolo degli incentivi.
- Abbattimento del margine di errore, grazie all’automazione del trasferimento dei dati e all’eliminazione dei passaggi manuali tra file Excel.
- Semplificazione del processo di comunicazione con il fornitore delle buste paga, che ora riceve un file direttamente leggibile dal proprio software.
- Maggiore efficienza operativa, con un processo strutturato che non dipende più dall’intervento umano in ogni fase.
MDL ha dimostrato come un’analisi approfondita e l’implementazione di strumenti digitali possano trasformare la gestione amministrativa, riducendo errori e ottimizzando il flusso di lavoro.
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